Создание поручения в 1С:Документооборот
Постановка задач сотрудникам и контроль исполнения поручений являются важнейшими навыками руководителей подразделений и менеджеров.
Многие организации используют для этого разные механизмы: приказы, резолюции на документах, электронную почту или специальные программы.
1С: Документооборот позволяет автоматизировать бизнес процесс постановки и исполнения задач, а также отслеживать этапы исполнения задач, что повышает эффективность работы, а также дает возможность руководству оперативно получать информацию о исполнении задач
Создание поручения.
Новое поручение можно создать из разделов «Документы и файлы» и «Совместная работа.
Если поручение выдается на основании какого-то документа (входящего, исходящего или внутреннего),файла или в связи с этим документом, рекомендуется создавать новое поручение в разделе «Документы и файлы» на основании этого документа. Создание поручения на основании позволит в последующем открыть этот документ из карточки задачи и не тратить время на поиск нужного документа.
Если поручение не касается определенного документа или файла в программе, можно использовать раздел «Совместная работа».
Рассмотрим оба варианта.
Создание поручения на основании документа или файла.
Если поручение нужно создать на основании документа или файла, необходимо в разделе «Документы и файлы» выделить в списке документов нужный нам документ или файл, нажать на кнопку «Создать на основании» и выбрать команду «Процесс» или сразу выбрать команду «Процесс» в панели действий «Создать».
В открывшемся окне «Создание процесса» нужно выделить нужный нам процесс «Поручение», а затем нажать на кнопку «Создать процесс».
В правой части окна дается подсказка, которая поможет пользователю быстрее сориентироваться в процессах и эффективнее ими пользоваться.
Например, с помощью этих подсказок можно узнать, что поручение используется для выдачи задачи одному сотруднику, а исполнение – для выдачи задачи нескольким сотрудникам.
Хотя, конечно, к этому выводу можно прийти и опытным путем, сравнивая карточки процессов.
Создание самостоятельного поручения.
При создании самостоятельного поручения удобнее использовать раздел «Совместная работа».
В этом разделе можно создать поручение 2 способами.
Нажать на кнопку «Процесс» в панели действий «Создать процесс», затем выбрать процесс «Поручение» и нажать кнопку «Создать процесс».
В левой части рабочего стола выбрать процесс «Поручения». А в открывшемся списке поручений, создать новое поручение с помощью кнопки «Создать».
Карточка процесса «Поручение» выглядит следующим образом:
Если поручение создается на основании документа или файла, поля «Поручение» и «Предмет» заполняются автоматически.
В поле «Описание» автор поручения может описать задачу, а в поле «Кому» - указать исполнителя задачи.
В поле «Срок» указывается крайний срок выполнения задачи, в первом окошке выбирается дата, во втором окошке ставится время выполнения. По умолчанию автоматически проставляется время 23: 59, то есть конец дня.
В поле «Важность» можно указать важность задачи, выбрав из 3 вариантов: высокая, обычная, низкая. При высокой важности задача в списке задач будет выделяться красным восклицательным знаком.
Если необходимо, чтобы кто-то другой контролировал выполнение поручения, в поле «На контроле» выбирается этот пользователь.
После заполнения всех необходимых полей в карточке процесса, нужно запустить процесс поручения с помощью кнопки «Стартовать и закрыть».
Поручение сохраняется и появляется на рабочем столе автора задачи в списке «Мои задачи» на закладке «Задачи от меня».
В общем списке поставленных вами задач, можно посмотреть саму задачу, исполнителя, срок выполнения задачи, её важность и дату, когда она была создана, то есть видеть основную информацию о выданных задачах, не открывая карточку процесса. Можно создавать задачу
Выполнение поручения.
После старта процесса «Поручение» задача появляется на рабочем столе исполнителя и контролера на рабочем столе в списке «Мои задачи» на закладке «Задачи мне». Выделив ту или иную задачу в списке, можно открыть карточку процесса двойным щелчком или задать вопрос автору задачи с помощью кнопки «Задать вопрос автору».
В открывшемся окне можно задать новый вопрос или посмотреть список всех вопросов по задаче, используя одну из закладок.
Свои задачи пользователь может посмотреть также в разделе «Совместная работа» по ссылке «Мои задачи».
В карточке поручения исполнитель может прочитать описание задачи и историю выполнения, а в правой части карточки посмотреть срок выполнения задачи, важность, автора задачи.
Если в карточке поручения было заполнено поле «Предмет», то указанный документ и прикрепленный файл появятся в виде ссылки в соответствующем поле карточки.
С помощью кнопки-команды(Открыть карточку) можно открыть карточку документа, и, используя иконки(Открыть файл для просмотра) и(Занять файл или открыть для редактирования), просмотреть или редактировать файл.
Всю информацию о предмете поручения можно получить из карточки процесса, нажатием одной кнопки, что очень удобно.
В левой части карточки исполнитель может перейти к командам: вопросы выполнения, все задачи, история событий. По этим ссылкам можно посмотреть историю событий, задать вопрос автору или прочитать переписку, посмотреть задачи, связанные с данным поручением.
Задачу можно перенаправить другому сотруднику с помощью соответствующей команды или создать на основании новый процесс.
После выполнения поручения исполнитель должен зафиксировать выполнение поручения, то есть написать комментарий, нажать на кнопку «Выполнено» и закрыть документ.
Контроль и проверка поручения.
Если поручение выполнено, сотрудник, контролирующий выполнение поручения, должен открыть карточку поручения и подтвердить выполнение поручения, нажав на команду «Снять с контроля».
После этого автоматически создается новая задача для проверяющего: проверить выполнение поручения. Проверяющим может быть автор задачи или другой сотрудник, которого назначил автор задачи.
Если у проверяющего есть замечания, то он пишет свой комментарий и отправляет его исполнителю с помощью кнопки «Вернуть на доработку». В этом случае исполнителю видит это поручение в списке «Мои задачи», а после исправления замечаний, добавляет новый комментарий и нажимает на кнопку «Выполнено».
Если поручение выполнено успешно и нет никаких нареканий, проверяющий завершает поручение с помощью соответствующей кнопки.
Программа «1С: Документооборот» может работать в тонком клиенте и веб-клиенте на веб-сереврах, а значит, практически с любого компьютера, где есть интернет, можно входить в программу и просматривать свои задачи, ставить отметку о выполнении или выдать новое поручение сотрудникам, контролировать и проверять задачи других. Кроме того, все задачи по бизнес-процессам, в том числе и по поручениям, могут дублироваться на ту электронную почту, которую указал сотрудник. Благодаря этим возможностям 1С: Документооборота можно существенно уменьшить число высказываний сотрудников: «Я не видел, не слышал, не знаю» и т.п.
Более того, программа содержит большое количество отчетов, которые позволяют осуществлять регулярный мониторинг исполнения поручений, увидеть объективную картину по выданным задачам, об исполнительской дисциплине и других, описание которых заслуживает отдельной статьи.
Используя вышеперечисленный бизнес-процесс «Поручение» в программе «1С: Документооборот» можно значительно улучшить в организации контроль над выполнением поручений, повысить исполнительскую дисциплину, и в конечном итоге – повысить эффективность работы сотрудников.
Однако, как любая хорошая программа, она принесет максимальную эффективность и пользу только если ею пользоваться регулярно и так, как нужно. То есть программа «1С: Документооборот» должна стать каждодневным помощником руководителя.
|
|
|
|